العناية الواجبة وسيلة لفهم العلاقة المقترحة. وتوفر الوثائق أدلة، لكنها تكون أكثر فائدة عندما تنسجم مع شرح واضح للعميل والترتيب والنشاط المتوقع. ويُعد إعداد هذا الشرح خطوة أولى مفيدة.
من يدخل في العلاقة؟
قد تتطلب إجراءات بدء العلاقة مع الفرد أدلة على الهوية والعنوان. أما بالنسبة للشركة، فيصف إطار FIDERE المنشور سجلات التأسيس والوثائق التأسيسية والمعلومات المتعلقة بأعضاء مجلس الإدارة والمساهمين والمفوضين بالتوقيع. وتتوقف الوثائق المطلوبة على الترتيب وتقييم المخاطر.
ينبغي أن تقدم الوثائق وصفًا متسقًا للعميل نفسه. وعندما تتغير الأسماء أو العناوين أو المسؤوليات، يكون توضيح التغير أنفع من افتراض أن وثيقة قديمة ما زالت كافية.
من يملكه أو يسيطر عليه في نهاية المطاف؟
لا يوضح اسم الشركة وحده ملكيتها. وعندما يضم الترتيب عدة كيانات، قد يساعد مخطط الملكية على الربط بين المساهم المباشر والمستفيدين الحقيقيين النهائيين. وتتيح السجلات الداعمة التحقق من هذه الروابط.
تراعي العناية الواجبة بالشركات لدى FIDERE أيضًا النشاط التجاري والمعاملات المتوقعة والأطراف المقابلة أو الأسواق ذات الصلة. ويساعد هذا السياق على تفسير سبب استخدام الهيكل والنشاط المتوقع من خلاله.
ما الذي يوضح مصدر الأموال والثروة؟
يتناول النقاش حول مصدر الأموال منشأ الأموال المرتبطة بترتيب أو نشاط معين. أما النقاش حول مصدر الثروة فيتناول كيفية تراكم الثروة على نطاق أوسع. وقد يستند التفسيران إلى أدلة مترابطة، إلا أن كلًا منهما يجيب عن أسئلة مختلفة.
تتيح السياسة المنشورة طلب معلومات إضافية، وأدلة أخرى للتأكيد في الظروف الأعلى مخاطر. ولا يستطيع أي دليل عام تحديد جميع الأدلة اللازمة لحالة فردية. ويستند طلب الوثائق المناسب إلى ملف العميل الفعلي والنشاط المقترح.
حافظ على حداثة الشرح.
لا يؤدي استكمال طلب الوثائق الأولي إلى انتهاء العناية الواجبة، ولا يضمن القبول. فقد تستدعي تغيرات الملكية أو الأنشطة التجارية الجديدة أو اختلاف أنماط المعاملات مراجعة إضافية. وينبغي للعملاء تقديم تحديثات دقيقة عند تغير الظروف الجوهرية، واستخدام قناة الاتصال المتفق عليها لتبادل السجلات الداعمة الحساسة.
